Avanzando en digitalización para una mayor calidad de nuestro trabajo
Como entidad del tercer sector comprometida con la excelencia, en Red Acoge pensamos que no podemos limitarnos a ejecutar conforme a manual, sino que queremos conseguir ejecutar con eficiencia, para que con los fondos públicos que gestionamos lleguemos al mayor número posible de beneficiarios y que realizamos con ellos una intervención efectiva y que realmente signifique una mejora para la sociedad
Nuestra estructura de federación y la gestión conjunta de los programas a través de las distintas entidades federadas, genera una ingente cantidad de información que es necesario agrupar y analizar para la consecución de varios objetivos:
1. Declaración de gasto a los financiadores.
2. Verificación previa de la elegibilidad de ese gasto.
3. Seguimiento presupuestario de la ejecución del gasto, con la finalidad de detectar y atajar desviaciones, corrigiendo la ejecución y presentando las necesarias solicitudes de modificación de partidas.
4. Analizar datos de ejecución para hacer el seguimiento de la eficiencia en la intervención, especialmente en Protección Internacional: seguimiento del coste plaza, coste mes beneficiario en primera y segunda fase, en función de las diferentes partidas de gasto, análisis por territorios y por media de la entidad, horas de personal dedicadas por beneficiario y mes, etc. Disponer de la herramienta que nos permita unificar y manejar toda la información que generada posibilita la definición y seguimiento de indicadores de ejecución y gestión.
El ERP que estamos implantando ha sido realizado en colaboración con la empresa MERCANZA, a través de la adaptación de una herramienta de su propiedad ya existente llamada ESPACYO. También nos va a permitir integrar la contabilidad y el control de presencia, de momento solo a nivel de Red Acoge oficina técnica, pero esperamos que en una segunda fase también integre la contabilidad de las entidades federadas.
Este ERP es una herramienta online, a la que cada una de las entidades federadas tiene acceso para declarar el gasto realizado en los diferentes programas en el momento en el que se produce. En ese momento la información ya está lista para que se pueda verificar su elegibilidad y, una vez confirmada, ya formaría parte de los anexos de justificación y estaría lista para poder analizarse.
La herramienta permite ligar la documentación escaneada justificativa a cada línea de gasto, facilitando las labores de verificación y auditoría, archivo y conservación de la documentación. Una vez implantada esta primera fase, centrada principalmente en la gestión económica, esperamos poder acometer una segunda fase para integrar datos técnicos de la intervención.
